Gestione degli acquisti: organizzazione, struttura, IA e soluzioni digitali

Intervistiamo Luca Pozzer, Purchasing Manager Mozzanica dal 2015.

 

 

Buongiorno signor Pozzer, lei è Responsabile Acquisti della società Mozzanica da quasi 10 anni.

Soprattutto dopo un periodo Covid, quali sono i cambiamenti, nell'ambito degli acquisti, che l'azienda ha dovuto attuare in questi anni?

 

Buongiorno a tutti.

L’avvento della pandemia ha modificato il modo di operare di tutti e quindi anche la nostra azienda si è dovuta sotto certi aspetti riadattare e reinventare.

A mio parere i principali cambiamenti che abbiamo intrapreso nell’ambito degli acquisti sono stati:

• Una digitalizzazione accelerata, che a sua volta ha comportato:
  • incremento e miglioramento del lavoro a distanza e quindi implementazione della nostra struttura;
  • aumento degli ordini online causa utilizzo anche di aziende specializzate nel nostro settore di portali web per gli acquisti;
• Riduzione della dipendenza da fornitori singoli o da aree geografiche specifiche;
• Miglior selezione e, ove necessario, aumento delle scorte strategiche;
• Valutazione del rischio fornitore;
• Maggiore centralizzazione e controllo per standardizzare il più possibile;
• Più attenzione a stabilità finanziaria del fornitore, alla sua velocità di consegna e logistica flessibile.

 

Quanto gli eventi geopolitici influenzano l’approvvigionamento dei materiali necessari per la vostra attività?

 

Gli eventi geopolitici influenzano profondamente l'approvvigionamento dei materiali, introducendo incertezze e rischi che le aziende devono gestire con strategie mirate, ad esempio:

• Interruzioni nelle catene di approvvigionamento;
• Modifiche nei percorsi commerciali che impattano su costi e tempistiche di trasporto;
• Fluttuazioni valutarie e inflazione;
• Modifiche alle politiche commerciali e alle normative.

 

Le strategie mitigative che possiamo considerare di introdurre quindi potrebbero essere:

• Ridurre la dipendenza da un singolo fornitore o regione, per minimizzare i rischi;
• Monitorare costantemente le situazioni geopolitiche;
• Utilizzare strumenti avanzati, magari anche con l’aiuto dell’Intelligenza Artificiale, per analisi dei dati in nostro possesso.

 

L'azienda segue il settore dell'impiantistica industriale, il settore navale, oil gas e service.

Quattro ambiti diversi che, immaginiamo, richiedono modalità diverse di acquisto. Qual è il suo parere in merito?

 

Sono sicuramente quattro settori ognuno caratterizzato dalle sue particolarità, ma che mostrano anche dei lati comuni tra loro.

L’Ufficio acquisti è un ufficio trasversale, che acquista appunto per tutti i settori dell’azienda, ma, nonostante ciò, fondamentalmente il processo di acquisto è simile per tutti.

Quello che cambia, secondo me, è la necessità operativa che l’ufficio acquisti deve considerare come particolarità di ciascun settore. Solo per citarne alcuni:

• tempistiche di consegna: ad esempio il service necessita di un tempo di consegna sicuramente inferiore rispetto ad una commessa per un impianto nuovo;
• logistica: un trasporto internazionale per i settori O&G o Navale è sensibilmente diverso da un trasporto in territorio nazionale;
• modalità di pagamento: con i fornitori esteri, specie se nuovi, è più difficile ottenere condizioni di pagamento favorevoli e dilazionate mentre è più probabile riuscirci con fornitori nazionali;
• specificità dei materiali: materiali per i mercati O&G e Navale solitamente sono soggetti a specifiche cliente che richiedono caratteristiche oggettivamente più stringenti dalle quali difficilmente è possibile deviare, a differenza invece dei materiali per commesse sul mercato italiano, dove comunque la platea di fornitori è più ampia e quasi mai vincolata a specifiche blindate.

 

Pertanto, se dovesse descrivere in tre parole come deve essere la struttura di un ufficio come il suo orientato all'ambito nazionale e internazionale che cosa direbbe?

 

In un’ottica ideale e di sviluppo futuro, secondo me, la struttura potrebbe essere la seguente:

• 1 responsabile acquisti;
• 1 o 2 buyer tecnici per acquisti diretti di materiale specialistico;
• 1 buyer per acquisti indiretti e servizi.

 

Qualora poi dovesse incrementare il lavoro legato al mercato estero si potrebbe valutare 1 buyer per rapporti con fornitori esteri con competenze linguistiche e doganali.

 

Ad oggi compreso me siamo in tre e per ora, sebbene possano verificarsi momenti di picco, riusciamo a mantenere una buona gestione e suddivisione del lavoro, per il futuro vedremo…

 

Quali qualità e quali competenze dovrebbe avere il personale?

 

Se mi attengo al quesito precedente e seguo lo schema che ho tracciato, direi che:

• 1 responsabile acquisti: guidare l’intero processo di approvvigionamento, definire le strategie di acquisto e negoziare i contratti principali; deve conoscere i componenti degli impianti e più in generale di tutte le forniture, capacità di analisi costi/benefici e gestione budget, empatia e disponibilità verso i propri collaboratori, pazienza e voglia di insegnare;
• 1 o 2 buyer tecnici per acquisti diretti di materiale specialistico: si devono occupare dell'acquisto di prodotti e componenti tecnici antincendio; devono saper fare valutazione di offerte tecniche, gestire le richieste d’offerta e fare scouting su fornitori certificati;
• 1 buyer per acquisti indiretti e servizi: si deve occupare di acquisti non legati alla produzione; deve gestire fornitori di servizi, avere una base per trattative commerciali e contratti quadro.

 

Come vede l'applicazione di un'intelligenza artificiale nel suo ambito?

 

Devo ammettere che non sono ancora riuscito a comprendere appieno le possibilità legate alla AI, nel senso che ritengo siano veramente ampie e quindi difficilmente “misurabili”.

Immagino però che attività tipo:

• Analisi predittiva degli acquisti;
• Classificazione automatica delle spese;
• Selezione e valutazione automatica dei fornitori;
• Una sorta di “AI Assistant” per richieste interne di acquisto;
• Simulazioni di scenari, ad esempio per previsione delle oscillazioni dei prezzi;

 

in un futuro magari neanche tanto remoto possano essere gestite da una AI, lasciando alle persone lavori di più alto livello e di più alta specializzazione.

 

In conclusione, tenendo conto che stiamo per raggiungere la fine del primo semestre 2025, quali sono gli obiettivi raggiunti ad ora e quali i prossimi?

 

A mio parere gli obiettivi principali che, come ufficio acquisti, ci dobbiamo prefiggere nel secondo semestre del 2025 sono gli stessi che abbiamo già raggiunto nel primo, con l’intento di continuare a coltivarli e migliorarli sempre, ovvero:

• Controllo accurato delle spese;
• Scouting tra i fornitori per la ricerca delle migliori performance;
• Collaborazione e scambio di informazione continuo con tutti i reparti dell’azienda;
• Fidelizzazione dei fornitori, mantenendo un rapporto professionale, franco, a volte duro, ma sempre eticamente corretto.